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5 erros imperdoáveis no gerenciamento de projetos

5 erros
Escrito por João Paulo Beluca

Encontrar um projeto que tenha sido gerenciado de forma perfeita, atendendo a todos os requisitos de prazo, custo, escopo e qualidade é quase impossível.

Planejar o projeto, gerenciar os riscos, ter uma comunicação eficaz e fazer reuniões produtivas são algumas características que um excelente gerenciamento de projetos precisa ter.

Porém, não é nada fácil atingir esse nível de conhecimento e maturidade. Existem erros simples, que podem impactar todo o andamento das atividades do seu projeto. Leia este post e conheça 5 erros imperdoáveis no gerenciamento de projetos.

1. Falta de planejamento

O primeiro erro que jamais deve ser cometido é não planejar um projeto e suas atividades. O planejamento é fundamental para garantir o sucesso do empreendimento, pois ele define as responsabilidades, atividades e atribuições de cada profissional alocado.

É válido lembrar também que ao finalizar o planejamento inicial, o gestor do projeto terá um baseline que permitirá acompanhar o andamento do projeto, sabendo se as atividades estão dentro do programado, atrasadas ou antecipadas, além de facilitar a gestão financeira e o escopo das atividades.

2. Prazos arrojados

Para realizar o planejamento de maneira adequada, é necessário que a sua equipe tenha profissionais com conhecimento técnico e experiência suficiente para tal. Caso contrário, o prazo definido para a execução das atividades poderá ser totalmente arrojado.

Prazos arrojados representam muito mais que um desafio para a equipe. Muitas vezes eles são impraticáveis, o que pode complicar o seu projeto. Obviamente o tempo de duração de um projeto é um dos diferenciais no momento da contratação. Porém, não se deve estipular prazos impossíveis visando ganhar os contratos, pois a sua empresa poderá ser totalmente prejudicada, podendo até queimar a sua reputação com o cliente.

3. Alterações de escopo

São raros os projetos que não sofreram pelo menos uma alteração de escopo nas suas atividades. Esse fato afeta todo o cronograma e pode desencadear uma onda de problemas.

O papel do gerente de projetos nesse caso é controlar as mudanças de escopo, verificando o impacto que elas terão no prazo e no custo do projeto. Ao fazê-lo, deve-se informar ao sponsor as interferências e, se necessário, solicitar alterações de prazo e custo do projeto.

Caso a alteração de escopo seja aceita sem mudanças no prazo e no custo, o gerente de projeto estará ajudando o cliente mas se prejudicando imensamente. É necessário ter pulso firme, mantendo sempre o bom relacionamento entre as partes.

4. Riscos

A gestão de riscos é uma das etapas mais importantes no gerenciamento de projetos. Todavia, é comum encontrar gerentes de projeto que se esquecem de realizá-la, cometendo um erro imperdoável.

A gestão dos riscos é responsável por prever ameaças e oportunidades que, porventura, possam vir a ocorrer. Caso não seja realizada, o projeto pode sofrer prejuízos em diversas frentes, afetando a lucratividade da empresa e abalando a confiança do cliente para com o gestor de projetos.

O processo de gestão de riscos engloba uma constante análise, uma vez que o desenvolvimento das atividades pode afetar na sua priorização. Deve-se ressaltar também que os riscos podem ser oportunidades e ameaças, devendo ser potencializadas ou erradicadas.

5. Comunicação

Outro erro imperdoável no gerenciamento de projetos é a falha na gestão da comunicação, sendo um dos motivos que levam os projetos ao fracasso.

É necessário que o gerente de projetos se certifique que a informação repassada foi 100% captada e entendida pelo receptor, evitando ruídos na comunicação. Além disso, e-mails enviados devem ser certificados quanto ao seu recebimento e entendimento, garantindo que todo o processo de comunicação seja realizado da mais perfeita forma possível.

Uma maneira de garantir que esses erros imperdoáveis não aconteçam sob a sua gestão é apostar em um software com funcionalidades CRM, que visa otimizar tempo e recursos dos seus projetos. Essa inovação no gerenciamento dos projetos permite controlar a venda e o processo de gestão de projetos de uma maneira fácil e rápida. Vale a pena conhecer, não é mesmo?

E você, já cometeu alguns desses erros? Qual foi o resultado? Deixe um comentário contando a sua experiência no assunto!

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João Paulo Beluca

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