Projetos

3 técnicas para garantir uma boa comunicação na gestão de projetos

Comunicação
Escrito por João Paulo Beluca

Um gerente de projetos precisa ter habilidades ligadas à administração de prazos, formatação de escopo, qualidade de entrega e até mesmo de vendas, para conseguir emplacar o projeto. Mas, acima de todas elas, certamente está a comunicação na gestão de projetos.

Você tem notado falhas de comunicação na sua empresa? O gerenciamento de projetos não tem acontecido de forma efetiva devido à falta de contato entre os colaboradores? Continue a leitura e veja 3 técnicas que podem reverter essa situação e garantir uma boa comunicação na gestão de projetos do seu negócio!

1. Trace um bom plano de comunicação

Como você já sabe, um projeto é desenvolvido por uma equipe de trabalho, que realiza as atividades de acordo com o escopo para que o resultado seja entregue no tempo estipulado. E, durante o tempo de execução do projeto, é fundamental que haja um bom fluxo de conversa, para a satisfação de dois objetivos específicos:

  • manter os stakeholders informados sobre o andamento do projeto;

  • fazer com que as informações fluam entre os membros da equipe envolvida, evitando desencontros e contribuindo para que o trabalho seja sinérgico e integrado.

Por isso mesmo, a capacidade de comunicação é uma das competências mais valorizadas para um gestor de projetos.

Um bom plano de comunicação deve ser feito com base em perguntas que o próprio gestor deve fazer para si mesmo. Veja, abaixo, como estabelecer um questionário eficaz para a elaboração do planejamento.

O que comunicar?

Antes de realizar o planejamento de comunicação, você deve saber quais são as informações geradas por ele, quais podem e devem ser compartilhadas e, também, em que momento você deve divulgá-las.

Para quem comunicar?

Nesse ponto, você deve fazer a definição do público-alvo do seu planejamento. Quem são os atores envolvidos no projeto? Quais stakeholders devem receber informação?

Como comunicar?

O desenvolvimento de canais de comunicação é um trabalho amplo e importante para o andamento do projeto. A comunicação pode ser feita por meio de veículos de compartilhamento interna, de maior alcance, ou mesmo de forma mais pessoal, pelo telefone ou por e-mail, por exemplo.

Lembre-se de que a definição dos canais de comunicação a serem utilizados passa, primordialmente, pela definição do público-alvo.

2. Esteja ciente das expectativas dos stakeholders

Em geral, o nascimento de um projeto é cercado de expectativas, principalmente por parte de membros da diretoria. Todos querem ver os resultados positivos aparecendo o mais rápido possível.

O plano de comunicação deve ser cuidadoso com isso, prevendo formas de feedback constantes e realistas, fornecendo a posição exata do projeto e esclarecendo sobre os problemas que aparecem no percurso.

3. Conte com a equipe de comunicação

Embora a competência de comunicação seja necessária para o gerente de projetos, ele também precisa contar com o apoio da equipe de comunicação corporativa da organização. Esses são os profissionais que cuidam do fluxo de informações na empresa e possuem as habilidades necessárias para fazer com que a informação chegue de forma clara a todos os stakeholders.

Por isso, antes de começar a pensar no plano de comunicação na gestão de projetos, reúna-se com a equipe responsável e apresente as suas necessidades. Com certeza, ela lhe ajudará a comunicar o andamento das atividades de forma clara, ágil e didática.

Viu só como o contato é uma parte fundamental do seu projeto? Sem ela, dificilmente os objetivos traçados no início do trabalho poderão ser atingidos.

Gostou das nossas dicas para garantir uma boa relação na gestão de projetos? Então comece a treinar suas habilidades de comunicação e compartilhe este post com seus amigos nas redes sociais!

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Sobre o autor

João Paulo Beluca

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