Projetos

Questão delicada: como comunicar um atraso no projeto para o cliente?

projeto
Escrito por João Paulo Beluca

Em um mercado tão imprevisível e dinâmico, qualquer imprevisto pode causar um atraso no projeto da empresa. É aí que começa uma das missões mais difíceis para os líderes: explicar a situação ao cliente sem perder a credibilidade e a confiança.

Além das causas que fogem ao controle, existem outras para que as demandas excedam o prazo, como escopo impreciso, escassez de recursos e falta de alinhamento da equipe.

E então, o projeto atrasou? Confira as nossas dicas para reverter a situação e não decepcionar o cliente!

Comunicação, a chave do sucesso

Durante o desenvolvimento de um projeto, os atrasos são inevitáveis. Portanto, como líder, você deve estar pronto para se comunicar com o cliente, fazê-lo acreditar que a situação não será recorrente e que a equipe ainda consegue cumprir o que foi prometido.

Se o prazo estiver acabando e o projeto estiver longe de ser finalizado, aja com sinceridade e explique, de uma vez, os motivos que causaram a demora. Apresente em que ponto o desenvolvimento está e envolva o cliente mais ativamente no processo.

Essa estratégia é importante para que ele valide o que já foi feito e identifique aspectos que precisam de mudanças. Assim, a sua equipe evitará o retrabalho e novos atrasos.

Como se favorecer de um atraso no projeto

Problemas no cronograma podem parecer um pesadelo à primeira vista, mas são boas oportunidades para identificar falhas na empresa e aspectos que precisam de melhorias. Então, se o projeto atrasou, não se desespere. Ainda é possível reverter a situação por meio de um passo a passo simples:

Reavalie o escopo

Uma das causas do atraso de cronogramas está na má definição do escopo. Quando não há uma participação clara dos clientes ou quando apenas a visão do líder é colocada na estratégia, é natural que ocorra um número maior de mudanças, que os colaboradores fiquem confusos e apareçam problemas na qualidade do produto final.

Se o projeto atrasou, não deixe de reavaliar se o escopo foi bem elaborado. Ele deve conter não apenas os objetivos e prazos, como também todos os recursos que serão empregados para o cumprimento das metas e a validação de todas as partes envolvidas.

Considere um remanejamento interno

Muitas vezes os atrasos são causados por falta de motivação da equipe e problemas com a distribuição das atividades. Nesse cenário, enquanto um colaborador fica sobrecarregado, o outro mal sabe o que está acontecendo.

Diante de um atraso no projeto, avalie como está a interação, a comunicação e a produtividade dos membros da equipe. Se considerar necessário, faça um remanejamento interno de funções.

Alguns profissionais conseguem lidar melhor com deadlines apertados e situações mais críticas do que outros, e podem trazer uma nova visão e um novo fôlego para que as coisas finalmente saiam do lugar.

Invista em ferramentas de gestão

Atrasos causados por questões relacionadas à falta de organização podem ser facilmente resolvidos com a ajuda da tecnologia. Investir em recursos que otimizem o trabalho da equipe e o gerenciamento de riscos é economizar tempo e dinheiro no futuro.

O mercado já conta com dezenas de softwares com funcionalidades de CRM que ajudam o gestor a se comunicar melhor com a equipe, controlar prazos de entrega e ter uma visão ampla e detalhada do que está acontecendo — da prospecção dos clientes até a entrega final.

Ainda acha difícil lidar com atraso no projeto? Então faça um teste gratuito da nossa ferramenta e perceba como é fácil cumprir o cronograma e melhorar significativamente os resultados da sua empresa!

Sobre o autor

João Paulo Beluca

Deixar comentário.