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Como fazer follow-up por e-mail? Aprenda a criar um modelo perfeito

Escrito por João Paulo Beluca

Quando o assunto é converter potenciais clientes em consumidores, de fato, do seu serviço, o atendimento a clientes por e-mail vem se tornando uma ferramenta indispensável.

Hoje, o acesso à internet por meio de dispositivos móveis está presente no dia a dia de todas as pessoas. Por conta desse fluxo, a troca de e-mails pode ser uma ótima prática para incrementar o relacionamento com o seu prospecto.

O objetivo? Fazê-lo chegar até o fundo do funil e comprar com você!

Mas, afinal, é possível acompanhar o potencial consumidor por e-mail sem ser invasivo? Bom, não só é possível como vamos te contar, agora, como fazer follow-up dos seus clientes de maneira elegante e eficiente. Quer ver? Então, continue lendo!

Como abordar clientes?

Existem algumas técnicas e dicas para manter ou encontrar aquela linha tênue entre ser o vendedor chato e o vendedor atencioso. Mas a prática-chave e sempre infalível é orientar a equipe para um atendimento pautado sempre na educação.

No e-mail de abordagem, por exemplo, chame o seu cliente pelo nome, apresente-se, agradeça a atenção dispensada e pergunte se essa ferramenta é realmente o melhor meio de contato com aquele cliente.

O que escrever no e-mail de apresentação?

Outra dica importante é ser objetivo e direto ao apresentar o serviço que você oferece. Se a sua empresa comercializa serviços de tecnologia, deixe claro para o seu prospecto em que você poderá ser útil. Veja um exemplo:

Oi, Roberto! Tudo bem com você? Sou Luana, consultora de vendas na empresa X. Acredito que possa oferecer soluções para controle e acompanhamentos de projetos na sua empresa…. Gostaria de conversar um pouco contigo. Qual o melhor meio e horário? Estou à disposição!

Acredite: educação é elemento fundamental não só no uso do e-mail, mas também em qualquer ferramenta de relacionamento com o cliente — telefone, reunião etc. Lembre-se disso!

Qual linguagem usar com meu cliente?

É importante destacar que, além de observar essa boa maneira de cultivar um relacionamento, é preciso adotar certas regras básicas de escrita para fazer follow-up por e-mail. Basicamente, trata-se de usar o idioma na linguagem formal, e sempre adequado às regras gramaticais.

Na prática, isso significa não usar abreviações como “vc”, “tb”, bem como evitar o uso de gírias. Essa linguagem tem um tom informal e, por mais usual que seja no trato pessoal, pode parecer invasivo por e-mail.

Evite também o uso de CAIXA ALTA, ainda que seja para falar de uma PROMOÇÃO muito boa. Isso faz parecer que você está gritando com o seu cliente. Mantenha a discrição e a caixa baixa — soa bem mais educado.

Como fazer follow-up dos meus e-mails?

O primeiro passo é anotar os prazos para o envio dos e-mails de acompanhamento da abordagem.

Criar essa agenda de retornos organiza o trabalho e melhora a continuidade dos processos dentro da empresa — uma vez que, mesmo trocando a equipe, a informação do fluxo de demandas estará compartilhada. Em média, o tempo ideal para e-mail seguinte é de dois dias.

Algumas técnicas de acompanhamento são mais incisivas, e outras podem soar mais leves e descompromissadas. Então, na hora de iniciar o acompanhamento, é bom avaliar pontos como prazo para bater metas de vendas, tempo para encerrar determinada oferta ou resolver demandas, entre outros.

Meu cliente sumiu. O que fazer?

Pronto! Eis um caso que precisa de uma técnica mais incisiva de como fazer follow-up. Talvez ele esteja, realmente, sem tempo para responder. Talvez não recebeu o seu e-mail ou, talvez, não queira mesmo te responder. Então, qual é o seu papel? Acompanhar isso!

Alterne entre as ferramentas. Se o seu cliente não respondeu ao seu e-mail, tente entrar em contato por telefone ou mensagem de texto, informando, por exemplo, condições especiais indicando prazos etc.

Além disso, resgate as informações dos últimos contatos feitos com esse prospecto, a exemplo da data de envio da apresentação e se houve agendamento de reunião.

Feito isso, reitere novamente o pedido — que pode ser por e-mail também, a depender do caso — e deixe claro que está retornando o contato porque não teve resposta positiva ou negativa acerca da apresentação. E lembre-se de se mostrar disponível para elucidar quaisquer dúvidas do cliente!

Quero fechar a venda. Como fazer follow-up?

Você já está há um bom tempo mantendo contato com o seu potencial cliente, elucidando suas questões. Já fez a reunião, e o prazo para encerrar o ciclo de venda está chegando. Então, o que fazer? Pois é, acertou: follow-up por e-mail é um ótimo aliado para esses casos também!

Nesse caso, faça perguntas como “já conseguiu pensar na proposta que fizemos?”, “tem alguma dúvida sobre o nosso serviço?”, “há algo que eu possa fazer para facilitar sua decisão?”.

Enfim, esteja perto do seu cliente. Assim, ainda que ele não seja efetivado como consumidor do seu serviço, o relacionamento com ele estará muito bem cuidado. Certamente, por parte dessa pessoa, a visão de uma empresa com credibilidade e sólida estará fortalecida.

Aliás, a etapa de fechamento é importante também para encerrar o ciclo dentro do processo de acompanhamento do prospecto. Em outras palavras, isso representa riscar o nome daquele que, até então, era potencial cliente para outra categoria: clientes para entrar em contato daqui a um ano, por exemplo.

De que mais preciso para fazer follow-up por e-mail?

Agora que você já viu algumas dicas, o passo seguinte é orientar e alinhar a equipe de vendas para definir prazos uniformes de retorno, para novas tentativas ou para fechamento de vendas, entre outras demandas.

Assim, todos os processos ocorrerão com mais fluidez dentro da sua empresa, e as chances do relacionamento com os seus potenciais clientes serem convertidas em vendas crescerão consideravelmente!

Enfim, deu para notar que, sabendo como fazer follow-up dos prospectos, é possível organizar a demanda entre diferentes vendedores e fazer o acompanhamento do funil de vendas de maneira mais econômica e prática, certo?

Então, aprimorar o uso do e-mail — que é um dos canais de comunicação mais baratos de se trabalhar hoje em dia — pode mesmo ser uma ótima estratégia para negócios!

E aí, gostou deste post? Está, realmente, utilizando o seu e-mail a seu favor? Com qual dessas etapas você tem mais dificuldade? Deixe-nos o seu comentário e compartilhe sua experiência conosco!

Sobre o autor

João Paulo Beluca

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