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CRM e gestão de projetos: essa combinação faz sentido?

Ilustração de profissional de gestão de projetos utilizando um CRM em seu trabalho.
Escrito por João Paulo Beluca

Talvez você nunca tenha imaginado que é possível combinar CRM e Gestão de Projetos, afinal, são áreas que aparentemente não mantém relação. Mas é aí que você se engana!

Tratando da Gestão de Projetos de maneira integrada, já imaginou que controlar e acompanhar o escopo definido junto ao cliente depende muito de manter um bom relacionamento entre as partes? Pois é!

Mais do que o relacionamento, outro fator muito importante é a integração da equipe na realização do trabalho. Sabemos que manter a equipe integrada e se comunicando de maneira adequada, sem que hajam ruídos, em um projeto em andamento não é uma tarefa fácil. Além do desgaste que pode ocorrer entre os membros da equipe, muito retrabalho pode acontecer devido a falhas no processo de comunicação.

Então porquê não integrar a gestão do relacionamento entre os membros de sua equipe, seus clientes, e ainda monitorar o escopo do projeto de maneira integrada?

Ficou curioso? Listamos abaixo alguns benefícios que um sistema CRM com gestão de projetos pode trazer para a sua empresa. Confira!

Gestão de todo o seu processo de vendas

Antes de chegar à execução do projeto, é preciso que ocorra a venda, e ter um processo de vendas bem definido é essencial para a sobrevivência de qualquer negócio. Aqui vale a máxima de que só podemos gerenciar aquilo que conhecemos. E para conhecermos é preciso manter dados do relacionamento com todos os clientes, desde a negociação.

Além de influenciar no pós venda, fazer a gestão do relacionamento por meio de ferramentas especializadas é um fator decisivo também no momento de prospectar novos clientes, já que sabemos o quão complexo é esse processo até a fidelização dos consumidores – ainda mais sem o apoio de um processo informatizado.

Por meio da informatização do processo de vendas apoiada em um sistema CRM, você será capaz de ofertar produtos ou serviços na hora certa, negociar prazos, preços e condições, formulando propostas exclusivas e adequadas às necessidades de cada cliente potencial. Além disso, por meio da triagem de leads qualificados, você conseguirá visualizar seus status dentro do processo comercial e voltar sua atenção aos que estão mais próximos do estágio de compra.  

Com todo esse acompanhamento durante a negociação e o fechamento da venda, a área comercial com certeza fará a passagem do projeto para a área de serviços com muito mais segurança, visto que todas as informações a respeito da vida do cliente estarão registradas e disponíveis a todos os envolvidos no projeto.

Controle financeiro do projeto

Acompanhar os custos é saber exatamente o quanto, quando e como gastamos com a execução do projeto, já que cada custo gerado deve ser justificado ao cliente ou aos gestores do projeto.

Além disso, através do acompanhamento do controle financeiro, você conseguirá saber exatamente quanto o projeto já custou até dado momento (por meio das horas apontadas na ferramenta) e também quanto a sua empresa tem a receber de acordo com o cronograma estabelecido. É nesse ponto que a combinação entre CRM e gestão de projetos também se encaixa, pois possibilita o acompanhamento dessas informações.

Gestão das equipes dos seus projetos

Para o sucesso de um projeto, é essencial escolher as pessoas corretas de acordo com suas habilidades para cada tarefa que precisa ser realizada. Além da escolha por profissionais capacitados, também é necessário manter a equipe seguindo os fluxos de trabalho estabelecidos, e comunicando-se entre si sem que hajam ruídos.

Com um sistema integrado, é possível alocar as pessoas nas equipes conforme o tipo do projeto, distribuindo tarefas entre os colaboradores e acompanhamento do desenvolvimento de suas atividades por meio de checklists e apontamentos.

Controle de horas

Elaborar um cronograma o mais detalhado possível é essencial para o êxito do seu projeto, pois nele é possível prever a quantidade de esforço que deverá ser despendida pela equipe.

Um cronograma nada mais é do que a divisão do escopo global em diversas atividades para facilitar a gestão do seu projeto. Seu objetivo é calcular a quantidade de horas necessárias para a execução de cada tarefa, dando uma previsão do prazo que será necessário para a realização do projeto por completo.

Mais uma vez a integração entre CRM e Gestão de Projetos pode te ajudar! Um sistema integrado permite que cada colaborador registre as horas consumidas no decorrer do projeto. É uma forma de automatizar o controle de atividades do seu negócio e ao mesmo tempo visualizar o andamento das demandas.

Geração de ordens de serviços

Dentro de um projeto, as ordens de serviço são fundamentais para o registro e controle das demandas dos seus clientes. Organização é a palavra de ordem para os empresários que desejam uma gestão de projetos eficiente.

Com o uso de uma ferramenta integrada, os colaboradores podem registrar as horas trabalhadas e gerar ordens de serviço para confirmar com os clientes quais foram as demandas atendidas. Através desse controle das atividades realizadas pelos seus colaboradores, você será capaz de identificar quais são os gargalos presentes na sua cadeia de produtos e serviços.

Ainda não se convenceu?

Softwares com soluções integradas para diferentes áreas de uma empresa são o futuro da tecnologia empresarial, pois permitem através do compartilhamento de informações em um mesmo sistema, reduzir os custos com a manutenção de softwares internos e com licenças de aplicativos. Além disso, permite que as equipes envolvidas trabalhem de maneira integrada, o que melhora muito o resultado final do projeto.

Por isso, temos uma dica para te ajudar! A solução Procedo combina todas as funcionalidades necessárias para gerenciar a sua cadeia de relacionamentos com clientes e os projetos estratégicos para o futuro do seu negócio.

Por ser uma solução que integra CRM e Gestão de Projetos, você não precisará se preocupar com a transição entre a negociação, o fechamento da venda e o início do projeto, pois todas essas etapas acontecerão de maneira integrada e dentro de uma única plataforma. Além disso, por ser um CRM você também terá muito mais facilidade em elaborar estratégias de vendas voltadas para os prospects em cada estágio de seu processo comercial.

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Sobre o autor

João Paulo Beluca

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