Gestão Vendas

CRM x planilhas do Excel: faça a melhor escolha para o seu negócio!

Ariane Harbekon
Escrito por Ariane Harbekon

Sempre que entra em pauta a dúvida sobre a adoção de uma solução CRM para um negócio, o debate se volta para as diferenças entre utilizar um CRM ou continuar registrando dados em planilhas do Excel.

A princípio, as funcionalidades de um CRM podem parecer muito similares com os resultados da utilização de planilhas do Excel para o registro e análise dos dados. Entretanto, é grande a diferença entre uma ferramenta adaptada – como é o caso do Excel, e outra desenvolvida com o propósito de utilização totalmente voltado para a Gestão Comercial.  

Se você também já se questionou sobre quais seriam as vantagens, para o seu negócio, em deixar o Excel, esse artigo é para você! Listamos, a seguir, os 5 principais pontos que devem ser considerados nessa escolha. Confira!

1. Compartilhamento de dados

Quem já utiliza o Excel para trabalhos em equipe sabe que o compartilhamento de informações é um de seus maiores problemas.

A ferramenta não permite que uma planilha seja editada ao mesmo tempo por duas ou mais pessoas. Dessa forma, para que os registros sejam realizados em tempo real, é preciso revezar a edição com todos os usuários que compartilham o mesmo documento, ou manter controles paralelos – o que aumenta os riscos de perda de dados.

Além disso, outra dificuldade é a definição de um padrão para a inserção dos dados salvos na planilha. Quando todos os envolvidos possuem acesso ao documento, é muito difícil garantir que todos sigam um formato pré determinado para o registro das informações, dificultando, posteriormente, na interpretação dos dados.

Já o CRM é uma ferramenta pensada justamente para permitir o registro compartilhado dos dados sobre o relacionamento com sua carteira de clientes e prospects, permitindo que toda a equipe consiga gravar informações sobre cada contato no momento em que acontecem.

2. Controle de acesso

Se o compartilhamento de dados é uma das dificuldades encontradas por quem utiliza Excel como ferramenta de gestão comercial, controlar quem terá acesso a determinadas informações é outra questão a ser considerada.

Em Departamentos de Vendas mais estruturados, é comum que determinados estágios da negociação fiquem a cargo do nível de gestão, o que implica pormenores que muitas vezes não deveriam ser compartilhados com toda a equipe.

Trabalhando com planilhas, entretanto, é muito difícil controlar quem poderá ter acesso a determinadas informações, uma vez que a ferramenta não possibilita essa opção, e todos os outros dados pertinentes ao departamento podem estar registrados no mesmo documento.

Com ferramentas CRM mais completas como o Procedo, isso não seria um problema. É possível determinar permissões por nível de acesso de cada usuário, tornando viável que determinadas informações permaneçam disponíveis apenas ao nível gerencial.

3. Registro de histórico

Estabelecer relacionamento – seja com clientes ou prospects, demanda, na maioria das vezes, esforços e contatos contínuos até a conversão em venda. Se você ainda possui uma base pequena de leads, isso pode parecer uma tarefa simples de manter registrada em planilhas, a princípio.

Manter contato diário com uma grande quantidade de pessoas exige qualidade nos registros e, acima de tudo, uma estrutura que possibilite a visualização do histórico de todas essas informações.

Quando você (ou sua equipe) entra em contato com um possível cliente, é extremamente importante que tenha condições de relacionar todas essas informações, e de acessá-las nas próximas vezes em que contatar esse mesmo lead.

Empresas que possuem processos de vendas mais complexos, consultivos, entendem a importância de manter esse histórico sobre a trajetória de cada lead a partir do momento em que entrou em contato com sua empresa, o que é praticamente inviável em planilhas compartilhadas, pois, em algum momento, alguma informação ficará pra trás.

4. Qualificação de contatos

Como já comentamos no tópico anterior, levar um possível cliente até o fechamento da compra é um processo que exige a qualificação desse contato – e, consequentemente, o registro da “caminhada” do lead pelo funil de vendas.

Nesse quesito, uma das principais diferenças entre o Excel e o CRM é justamente a visão que o CRM possibilita sobre o funil de vendas, permitindo que você realize acompanhamento constante, sem a necessidade de aplicar fórmulas ou filtros para analisar os dados de seus prospects.

Além disso, caso utilize alguma ferramenta de Automação de Marketing, será essencial a integração com um CRM para que os leads sejam transferidos automaticamente conforme ocorram as conversões.

5. Extração de dados

Quem está acostumado a trabalhar com planilhas, provavelmente conhece uma infinidade de fórmulas e filtros que podem ser aplicados para interpretação dos dados registrados.

Porém, quando se trata do trabalho em equipe, é bem mais complicado confiar na aplicação correta de fórmulas para a análise de dados, afinal, uma alteração incorreta pode comprometer uma série de informações.  

A extração e interpretação de dados é um dos ganhos mais representativos do uso de ferramentas CRM na Gestão Comercial. Alimentando a ferramenta com suas informações diárias a respeito de sua base de clientes e prospects, você será capaz de extrair relatórios completos sobre os aspectos que deseja analisar – o que representa um enorme ganho em tempo e otimização de processos.

Conheça o Procedo

Falamos até aqui sobre todos os benefícios de utilizar uma ferramenta desenvolvida exclusivamente para a Gestão Comercial. Porém, com o Procedo você tem mais uma vantagem.

Além de ser um CRM de Vendas, com todas as aplicabilidades pertinentes à Gestão Comercial, o Procedo tem um grande diferencial: Gestão de Projetos totalmente integrada, na mesma plataforma – online e com design responsivo, para acessar de onde estiver.

Vendas e Projetos? Sim! Para empresas de serviços, que possuem um processo de vendas mais complexo, consultivo, ter a Gestão de Projetos integrada à etapa de vendas representa um grande ganho para o desenvolvimento da demanda.

Quando um projeto chega na fase de execução, na maioria das vezes uma grande etapa de negociação e levantamento de dados antecedeu esse estágio.

Com a Gestão de Projetos integrada à Gestão Comercial, isso significa que todas as informações levantadas sobre o cliente e registradas no CRM não serão perdidas, pois toda a equipe envolvida no desenvolvimento terá acesso a esse histórico, evitando ruídos ou falhas de comunicação entre as partes.

Listamos no artigo as dificuldades da aplicação de planilhas à Gestão Comercial. Então imagine no desenvolvimento de um projeto complexo, que envolve o trabalho de diversas equipes em interação.

Se sua empresa nunca investiu em uma ferramenta especializada, é comum o receio em adotar um software CRM. Entretanto, ao analisarmos os prós, são claros os diferenciais de uma ferramenta especializada.

Se você quer entender como o Procedo pode ajudar a otimizar sua Gestão Comercial e de Projetos, solicite o contato de um de nossos especialistas! Basta acessar  www.procedo.com.br 

Além disso, você também pode fazer um teste grátis da ferramenta por 15 dias!

Sobre o autor

Ariane Harbekon

Ariane Harbekon

Marketing Response Representative da Procedo

2 comentários

  • As planilhas funcionam bem, são precisas quando bem configuradas, mas como você mencionou, para trabalhar em equipe é delicado. Aqui na consolide a utilizamos CRM a muito tempo e é extremamente útil, não imagino nossa empresa sem.

    • É verdade, Alan! Que bom que já conhecem a importância de um bom CRM para o sucesso do negócio. Já imaginou integrar gestão de projetos a todas essas vantagens? 😉

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